社内ポータルサイトの作り方と費用目安｜おすすめツール・自作に便利なツールも紹介

社内情報の共有やコミュニケーション円滑のため、社内ポータルサイトの導入を検討している。しかし、作り方や導入方法がわからない。そんな企業担当者の方に向け、基本機能のおさらいから導入におすすめのツール、自作に便利なツールまで、社内ポータルサイトの作り方を紹介していきます。

なお、社内ポータルサイトに強い制作会社の探し方・選び方がわからない！という方はWeb幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう

社内ポータルサイトの基本をおさらい

ポータル（Portal）は「入口」「玄関」などの意味がある英単語。各種情報へアクセスする「玄関口の役割」を持つWebサイトを「ポータルサイト」と呼びます。つまり、社内ポータルサイトとは「社内情報へアクセスする玄関口の役割を持つWebサイト」のことです。

ただし、Webサイトではあるものの、社内ポータルサイトはどちらかというと「Webアプリ」に近いシステムです。なぜなら、社内ポータルサイトは「さまざまな機能（アプリ）」へアクセスするためのインターフェースだから。各種機能がWebアプリのバックエンドだとすれば、社内ポータルサイトのインターフェースはフロントエンドに該当します。

社内ポータルサイトの主な機能

それでは、社内ポータルサイトにはどのような機能が必要なのか？社内ポータルサイトの作り方やツールによって異なりますが、主な機能は以下の通りです。

社内コミュニケーション促進のため、社内ポータルサイトにチャットツールを組み込む場合も少なくありません。ツールに最初から実装されている場合もあれば、Slack / Teamなどの使い慣れたビジネスチャットと連携させる場合もあります。

社内ポータルサイトの導入効果

ここまでの解説でお分かりのように、社内ポータルサイトの導入によって得られる効果 / メリットは、一元管理による社内情報の共有促進です。チャットツール / 社内SNSの実装、外部ツール連携させた社内ポータルサイトなら、従業員のコミュニケーション促進効果も期待できるでしょう。

社内ポータルサイトがキチンと機能すれば、業務効率化による生産性向上、リモートワーク促進、コミュニケーションコスト削減という導入効果も得られます。

社内ポータルサイトは定着までがゴール

社内ポータルサイトの導入は、単にサイトを作成することだけが目的ではありません。従業員が日常的に活用し、情報共有や業務効率化に役立つツールとして定着させるのが真のゴールです。

特に社内ポータルサイトは、従来の情報共有システムを一新する可能性があるため、慣れ親しんだやり方を変えたくない従業員からの抵抗も予想されます。トップダウンの利用促進だけでなく、ポータルサイトが業務効率化にどのように貢献するのか、その利便性を丁寧に啓蒙するのが重要です。

社内ポータルサイトの真価は、従業員一人ひとりがその価値を実感し、日常業務に欠かせないツールとして定着したときに初めて発揮されます。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう

社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトを作る方法として、主に下記の4つが挙げられます。

• SaaS型ツール導入
• 大手クラウドサービスで作成
• CMSで構築
• フルスクラッチで開発

作り方①：SaaS型ツール導入

SaaS型ツール導入は、クラウド上の完成されたシステムで作成する方法です。設定やコンテンツ追加のみで運用が開始でき、標準機能も豊富に揃っているのが特徴。多くのサービスが人数に応じた月額料金体系のため、気軽に導入できます。

汎用性の高い機能が揃っているため、多くの企業におすすめですが、独自機能の実装やデザインのカスタマイズを求める企業には不向きです。代表的なサービスとして「desknet’s NEO」「NotePM」「kintone」が挙げられます。

desknet’s NEO

画像出典：desknet’s NEO

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供している社内ポータルサイト作成ツールです。情報共有・スケジュール管理・ワークフロー・コミュニケーションなど、企業に必要な機能をオールインワンで提供し、業務効率化と生産性向上を支援します。

NotePM

画像出典：NotePM

NotePMは社内ポータルサイトの作成に最適なSaaS型ツールです。マニュアル、社内wiki、FAQ、日報・議事録などの情報を一元管理し、欲しい情報に素早くアクセスできる環境を構築します。

kintone

画像出典：kintone

kintoneは、サイボウズが手がけるクラウドサービスです。タスク管理や案件管理システムを「アプリ」として簡単に作成できるのが特徴。タスクや案件のやり取りを後から探し出せるため、コミュニケーションコストを大幅に削減できます。

作り方②：大手クラウドサービスで作成

Googleサイト

画像出典：Googleサイト

Googleサイトは、Googleが提供するWebサイト作成ツールです。ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作で、Webサイトを簡単に作成できます。テンプレートやテーマも豊富に用意されており、コーディングの知識がなくても、見栄えの良い社内ポータルサイトが構築できます。

Microsoft SharePoint

画像出典：Microsoft

Microsoft SharePointは、マイクロソフトが提供するクラウドベースのプラットフォームです。社内ポータルサイトの作成や情報共有、コラボレーションを支援します。ファイル共有、リスト、ライブラリなどの機能を活用し、チームや組織全体の情報管理を効率化できます。

作り方③：CMSで構築

オープンソースのCMSを使ってポータルサイトを構築する作り方です。CMSとは、Wordを操作する知識があれば、だれでもコンテンツを作成 / 更新できる「コンテンツマネジメントシステム」のこと。オープンソースとは、ソースコードが公開されていて、だれでも無償で利用できるプログラムのことです。

代表的なCMSとして挙げられるのは「WordPress」です。もともとはブログサイトなど、更新の頻繁なWebサイトに向いているCMSですが、豊富なプラグイン / テーマを使って機能を拡張できることが特徴。会員サイトを作れるプラグインなどを利用すれば、比較的簡単に社内ポータルサイトを構築できます。

ただし、プログラム自体は無償で利用できるものの、サーバ / ドメインなどの実行環境は自社で用意しなければなりません。コンテンツの作成 / 更新自体は難しくありませんが、サイト構築には一定以上の知識 / スキルも必要。外部の制作会社に依頼すれば、それなりの制作コストもかかります。

作り方④：フルスクラッチで開発

スクラッチで社内ポータルサイトを開発する作り方です。スクラッチとは、既存のプログラムなどを利用せず、ゼロからシステムを開発すること。自社ITチームで開発するパターンもありますが、多くの場合「外部の制作会社」に依頼することになるでしょう。

スクラッチ開発のメリットは、ITで実現できるなら、どのような社内ポータルサイトでも作れる自由度の高さ。反面、初期費用としてかかる制作コストは高額です。特に、多数の機能を実装する社内ポータルサイトの場合、少なくとも300万円程度の制作費が必要だと考えられます。

ゼロから開発するため、制作期間が長期化しやすいのもスクラッチ開発の特徴。どうしてもオリジナルの社内ポータルサイトが必要、既存製品では実現できない特殊な機能が必要という場合を除き、おすすめできる作り方ではありません。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう

社内ポータルサイト作成の費用目安

社内ポータルサイト制作の費用は、作成方法によって異なります。下表は、前述した作成方法ごとにまとめた費用目安です。

SaaS型ツール・大手クラウドサービスは、最も手軽に社内ポータルサイトを作成できる方法です。多くのサービスが無料プラン、または比較的安価なプランから利用できるため、初期費用を抑えたい企業やスモールスタートを検討している企業にとって魅力的な選択肢です。

CMSで構築する場合、WordPressなどのオープンソース型でしたら、基本的に無料で利用できます。有料テーマを導入すると、通常1〜2万円程度の費用がかかります。

フルスクラッチで開発する方法は、高度な技術力と時間が必要となるため、費用は他の方法と比較して高額になる傾向です。一般的に、フルスクラッチ開発の費用は数百万円から数千万円に上ることもあります。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう

社内ポータルサイトを作る具体的な手順

ここからは、社内ポータルサイトの作成手順を紹介します。

手順①：目的設定 / 必要な機能の洗い出し

社内ポータルサイトを作る目的を設定し、目的を達成するために必要な機能を洗い出します。もちろん、社内ポータルサイトの目的は情報共有 / コミュニケーション促進がメインですが、もう少しブレイクダウンして目的を具体化するのがポイント。

たとえば、社内共有している会議室、備品などの利用がバッティングしないように、予約情報を一目で確認したいなど。情報共有できていれば効率化できた事柄を目的化することで、どんな機能があればいいのか？社内ポータルのあるべき形が見えてきます。

手順②：導入方法を決定

洗い出した必要な機能をもとに、社内ポータルサイトの導入方法を決定します。上述したように、いくつかの導入方法を選べる社内ポータルサイトですが、まずはSaaS型ツール導入から検討してみましょう。組織内の情報共有を促進する豊富な機能を持つツールが多いこと、ユーザーの登録 / 各種設定だけですぐに使えるからです。

既存ツールでは目的 / やりたいことを実現できない、ということであれば、次のステップとして外注を検討する流れがおすすめ。一方、社内ポータルサイトに多くの機能を求めていない、会社規模が小さくSaaS型ツールでは機能を持て余してしまうなどの場合なら、自作する方法も有効です。

手順③：ツール / 制作会社の選定

SaaS型ツール / 自作ツールを選定する場合はどのツールを使うのか、社内ポータルサイト構築を外注する場合は制作会社を選定します。ツールを選定する場合は、事前に定義した目的 / 必要な機能などを要件を過不足なく満たせるか？比較検討することがポイント。

一方、外注する場合は、定義した要件をもとに「適切な方法を提案してくれる」制作会社を選定することがポイント。社内ポータルサイトの制作実績が豊富な制作会社を3社程度ピックアップし、同じ条件で見積もり / 提案を依頼するといいでしょう。

手順④：デザイン / レイアウト / サイト構築

社内ポータルサイト制作を外注する場合は、サイトデザイン / レイアウト設計工程を経て、サイト構築工程（コーディング）に進みます。実作業となるコーディング工程に入ると、後からの修正はコスト増の原因になりかねません。デザイン / レイアウト工程で制作会社と充分打ち合わせを重ね、課題をフィックスしておくことがポイントです。

一方、Googleサイト / SharePointなどで社内ポータルサイトを自作する場合は、付属するテンプレートを活用してデザインを進めていく場合が一般的です。

画像出典：Microsoft

たとえば、SharePointなら、適切なテンプレートを選んでサイトをデザインし、ドキュメント、リスト、ファイルなどをWebパーツを追加していくだけ。コーディング不要でシンプルな社内ポータルサイトを構築できます。

一方、Note / desknet’s NEOなどのSaaS型ツールは、ユーザーごとの個人ポータル画面編集がデザイン作業のメイン。従業員個々の業務に応じ、必要な機能をポータル画面に配置していきましょう。

画像出典：desknet’s NEO

手順⑤：コンテンツ作成 / 登録

ユーザーアカウントの作成 / アクセス権限を設定し、コンテンツを作成 / 登録して社内ポータルの利用を開始します。業務マニュアル、カタログなど、すぐに利用したいコンテンツは、社内ポータルサイト構築時から準備しておくとスムーズです。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう

社内ポータルサイトを作る際の注意点

社内ポータルサイトは、情報共有やコミュニケーション活性化など、企業にとって重要な役割を果たします。その一方で、ポータルサイト作成時は以下の3点に注意しなければなりません。

• 目的の明確化
• ユーザー視点のデザイン
• セキュリティ対策

注意点①：目的の明確化

社内ポータルサイトを構築する際は、まずサイトの目的を明確化する必要があります。目的が曖昧のまま構築を進めてしまうと、必要な機能が不足したり、逆に不要な機能が搭載されたりして、結果的に使い勝手の悪いサイトに仕上がってしまう可能性があります。

目的を明確にすると、コンテンツの配置やデザイン、必要な機能などが明確になり、効果的なポータルサイトの構築が可能です。サイト構築の目的を社内メンバーへ共有することで、運用担当者や各部署との連携がスムーズに進み、円滑な運用体制も築けるようになります。

社内ポータルサイトの目的は、情報共有の効率化・社内コミュニケーションの活性化・業務効率の向上など、企業によって様々です。サイト制作の方向性がブレないよう、まずは目的の明確化を目指しましょう。

注意点②：ユーザー視点のデザイン

社内ポータルサイトは全社員の利用が前提のため、誰にとっても使いやすく、直感的に分かりやすいユーザー視点のデザインが求められます。

一般的に好まれるデザインとして、重要な情報へアクセスしやすいナビゲーションや、情報が視覚的に整理されたレイアウトなどが挙げられます。モバイル端末からのアクセスが増えている近年の傾向を考慮し、レスポンシブデザインの採用も不可欠です。

サイトデザインは企業イメージや理念を反映させるのも大切ですが、あくまでもユーザー視点に立ち、利便性を最優先に考えなければなりません。社員にとって魅力的で使いやすいデザインを実現することで、社内ポータルサイトの価値を高め、積極的な活用へと繋がります。

注意点③：セキュリティ対策

社内ポータルサイトには企業の機密情報や従業員の個人情報など、重要なデータが数多く集約されているため、セキュリティ対策に万全を期す必要があります。

社内ポータルサイトへのアクセス制限や、ファイルごとの閲覧制限はもちろん、SSL化などの基本的な対策も必須です。テレワークの普及により、社外からのアクセスが増加している状況を踏まえ、不正アクセスや情報漏洩への対策も徹底しなければなりません。

セキュリティ対策は技術的な側面だけでなく、従業員の意識向上も重要です。定期的な研修や情報共有を通じて、セキュリティに関する知識や意識を高められれば、社内ポータルサイト運営は盤石となるでしょう。

【まとめ】社内ポータルサイトの作り方を紹介しました

社内情報の共有やコミュニケーション円滑のため、社内ポータルサイトの導入を検討している。しかし、作り方や導入方法がわからない。そんな企業担当者の方に向け、基本機能のおさらいから導入におすすめのツール、自作に便利なツールまで、社内ポータルサイトの作り方を紹介してきました。

なお、社内ポータルサイトに強い制作会社の探し方・選び方がわからない！という方はWeb幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。

【無料】社内ポータルサイトに強い制作会社を紹介してもらう