見積もり
RFP（提案依頼書）とは？概要と書き方を分かりやすく解説【2024年最新版】
RFPとは提案依頼書のことですが、どんなときに書くのか、どのように書けばいいのか分からず、お悩みではないですか？
本記事では、制作会社に要件をしっかり伝えるための必須アイテムであるRFPについて解説します。
この記事を最後まで読めば、RFPとは何かがわかり、自分でRFPを作れるようになります。
もし「聞いてしまった方が早い」と思う方は、以下ボタンからWeb幹事にご相談ください！RFPの書き方を学べるだけでなく、RFPのサンプルプレゼント、費用相場やおすすめの制作会社まで、HP制作で役立つ情報をお伝え可能です！
RFPの作り方を知りたい方へ
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RFP・提案依頼書 サンプル（Word形式）
「RFP（提案依頼書）の書き方」の記事でご紹介したRFPのサンプルです。ホームページ制作会社へ見積もり依頼をする際にサイトの目的・自社の課題を共有し「こういう提案をしてほしい！」と依頼するための資料です。Word形式ですぐに修正・編集できるので、ぜひ...
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RFP（提案依頼書）とは？
RFPとは、「Request For Proposal」の略で、「提案依頼書」のことを指します。
堅苦しくて分かりにくいですが、こちらの例はどうでしょうか？
新しいプロジェクトのメンバーに部下を推薦し、承認を得る。これも立派な「提案依頼」です。
ホームページ制作においても、
「企業サイトをリニューアルして、お客様からどんどん問い合わせ来るようにしたいんだけど、どういう風にリニューアルすれば良いのか教えてくれない？」
というのを、あの手この手で資料にして、制作会社により良い提案をしてもらうための書類がRFPです。
RFPの内容と構成
この提案依頼書に、様々な「要望」や「現状の課題」を入れていくことによって資料になります。
・予算は300万円以下に抑えたい
・3月末までにリリースしたい
・デザインはこういう風にして欲しい
といった要望に
・現状はアクセス数が足りません。。。
・ホームページを管理する担当者が不在の状態です。。。
という課題を加えて
「今、〇〇で困ってるんですけど、△△したいから、良いアイデアありませんか？」
という構成の資料が提案依頼書です。
プロジェクトの内容によりますが、100～300万円程度のホームページのプロジェクトなら1日〜2日もあれば作成できると思います。
毎日1時間ずつなど、少しずつ作っても1週間ほどで作成可能です。
※予算に限らず、HPの規模・構成によって変動します。目安としてお考えください。
構成については、雛形を確認すると一目瞭然です。
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RFP作成に向いているプロジェクト
基本的には、すべてのプロジェクトでRFPを作成する意味はあると思いますが
- 関係者が多い
- ホームページの構造が複雑、ページ数が多い
- 予算が大きい、期間が長い
などプロジェクトが大きくなればなるほど、RFPは効果を発揮します。
反対に、以下のような場合は作成しなくても大丈夫です。
- HPの予算は10万円〜20万円
- 最低限の情報が掲載されていればとりあえずOK
- ホームページで集客や採用など考えていない
ここまでのまとめ
RFPとは・・・
ホームページ制作にあたっての「要望」と「現状の課題」を
1つの資料にまとめて
制作会社から良質な提案を引き出すためのもの
以降、RFPを作るとどんな効果が得られるのかをご説明していきます。
RFPとRFIの違い
RFIとは「Request For Information」の略で、情報提供依頼書を指します。簡単にいえば、発注先の候補である会社に製品情報の提示を依頼するための書類です。
RFIで製品に関する情報の提供を依頼することで、一般公開されているWebサイトでは得られない情報を受けとれます。
発注側は、RFIの情報を基にRFPを作ります。
RFIとRFQとの違い
RFQとは「Request For Quotation」の略で、見積依頼書のことを指します。RFPの作成で必要になる予算を算出するために、見積額の提出を依頼する書類です。
以下の表に違いをまとめたので、参考にしてください。
|
RFP（提案依頼書） |
業務委託において発注先に提示する書類 |
|---|---|
|
RFI（情報提供依頼書） |
発注先の候補である会社に製品情報の提示を依頼する書類 |
|
RFQ（見積依頼書） |
予算を算出するために見積額の提出を依頼する書類 |
ここまで、RFPの概要を解説してきました。
「RFPを作りたいけど、難しそうだから専門のプロに依頼したい！」という方は、お気軽にご相談ください。
RFPを作成する5つのメリット
ここではRFPを作成する具体的なメリットを見ていきます。
当然ですがRFPは「プロジェクトの質を高めるために作成する」ものです。
「お金を払う発注側がなぜ、いちいちそんな資料を作らないといけないんだ！」と思われるかもしれません。
しかし、この「一手間」が後々の進行が楽になったり、見積もりが安くなったりするケースがあります。
1）ホームページ制作会社からの提案の質が上がる
冒頭の新しいプロジェクトメンバーの選定を例にすると、上司に相談する際に、
- 「部長、新しいプロジェクトメンバーの選定についてご相談があります～」
- 「部長、新しいプロジェクトメンバーの選定についてご相談があります。プロジェクトの目標や必要なスキルなどを明確にしたうえで、各部署から適切な人材を募集したいと考えています」
とお願いするのとでは、もちろん後者の方が、適切なプロジェクトメンバーが上がるでしょう。
ホームページ制作の現場も同じです。
プロジェクトの目的・予算・納期はもちろんのこと、以下のように具体的であるほど制作会社からの提案の質は高まります。
- ホームページのページ数（おおまかな全体像）
- 写真や文章はどちらが用意するのか
- デザインのイメージ
記載すべき具体的な項目は後述しますので、このまま読み進めてください。
2）発注後のトラブルを未然に防げる
ホームページ制作において、しばしば起こるのが「いったいわない論争」です。
デザインの完成イメージやシステム要件、スケジュールなど曖昧にしておくと発注後にトラブルになる可能性があります。
どちらも発注前の記憶は曖昧なので、文章として残っていないと「どちらが間違っているのかすら分からない」ということになりかねません。
RFPがあれば、100%とまではいきませんが、多くのトラブルを未然に防げます。
特に予算やスケジュールなど重要な部分に関してはRFPに記載されていることが多いので、効果を期待できます。
3）ホームページ制作会社からの見積もりが安くなることも
制作会社への要求がアバウトであればあるほど、「見積もり金額が高めになる」のが一般的です。
反対に「このクライアントはやり取りがスムーズそうだ！」と思ってもらうことで、見積もりが安くなる可能性があります。
具体的に、RFPを丁寧に作成することで、制作会社から以下のように思ってもらえます。
- しっかり準備してくれてる担当者だから、プロジェクトが円滑に進みそう
- デザインのイメージが明確なので、やり取りの回数が少なく済みそう
- 作成したいページが決まっているので、サイト設計のコストが少なく済みそう
その結果ディレクション費用やデザイン費用、開発費用などをカットできる可能性があります。
詳細は、以下の記事をご覧ください。
見積もりが安くなる！？絶対に行うべきホームページ制作発注の事前準備9点セット
制作費用を抑えたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
見積もりが安くなる！？絶対に行うべきホームページ制作発注の事前準備9点セット
4）発注先を決める際に、判断の評価基準になる
いざ発注先を決める時にRFPは判断の基準になるのもメリットです。
担当者の好みや主観で提案を決めてしまうのではなく「制作会社からの提案が、いかにRFPに即したものになっているか」という判断基準を基に選定できます。
特に選定をする関係者が複数いる場合、より効果を発揮します。
好みで判断してしまうと紛糾することが多いからです。
RFPに制作会社の判断基準を記載してしまうのも良いでしょう。
5）社内の取りまとめが楽になる
ホームページ制作は、社内の様々なメンバーが関与するものです。
「経営陣からはこんな要望が」「システム部署からはこんな要望が」「営業部からは〜」
など、全ての関係者の要望を口頭で済ませていると、社内だけで炎上してしまうことも。
また、社内の取りまとめに時間がかかり、プロジェクト全体が遅延してしまうケースも珍しくありません。
関係者が多い場合はRFPに要望を集約し、プロジェクトの要件を明確にしておくことが重要です。
※社内でうまくホームページ制作のプロジェクトを進めたい方はこちらをお読みください。
社内でホームページの必要性・意義を理解してもらうためのポイント3つ【負けなしプレゼンのコツ】
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RFPの書き方【記載すべき4項目】
RFPには「必ずこの項目を記載しなさい！」といった決まりはありません。
少しでも制作会社の提案の質が上がりそうな材料は、どんどん載せるべきです。
以下の記事では、一般的に記載される内容をご紹介します。
実際のRFPのサンプルを確認！
こちらの記事でサンプルを使いながら、書き方をご説明しています。
【事例&サンプル付き】ホームページ制作のRFP（提案依頼書）の書き方完全マニュアル
プロジェクトの概要
- プロジェクト名
- プロジェクトの目的
- 現状の課題・制作背景
- 希望納期
- 希望予算
など、まずはプロジェクトの骨子をまとめます。ここに「課題」が盛り込まれます。できるだけ端的に・わかりやすく記載するのがポイントです。
例えば希望納期を「できれば年内にリリースできると良い」のような記述の仕方ではなく「2018年12月15日にサイト公開」と記載すべきです。
ホームページの機能要件・要望
- 制作するページ数
- サイトにつけたい機能（投稿機能・ログイン機能など）
- デザインの要望（参考サイトを挙げるのがおすすめ）
- コンテンツの要望（文書や画像はどちらが用意するかなど）
など、ホームページにつけたい機能や作成したいページなどを具体的に記載します。
提案して欲しい内容
- スケジュール
- 見積もり金額
- ホームページの目標
- ホームページのターゲット
- サイトマップ案
- 制作会社の体制図
など、制作会社に提案して欲しい内容を記載します。サイトの目的に沿って、内容が変わりやすい箇所です。知りたいことや質問なども、ここに入れておきましょう。
提案について
- 提案の期限
- 提案提出先
- プレゼンの日程
など、提案に関する進め方を記載します。提案は、発注先の選定までに制作会社とあって話ができる貴重な機会です。
できれば提案書の提出だけでなく、プレゼンまでしてもらうのが良いでしょう。
各項目の書き方について分かりやすく知りたい方は、以下ボタンからWeb幹事にご相談ください！RFPの書き方を学べるだけでなく、費用相場やおすすめの制作会社まで、HP制作で役立つ情報をお伝え可能です！
RFPの書き方は以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。
【事例&サンプル付き】ホームページ制作のRFP（提案依頼書）の書き方完全マニュアル【2024年最新版】
RFPを活用して最適なシステム構築を
本記事のポイントは
- RFPは制作会社から良質な提案を引き出すためのもの
- 100~300万円程度のホームページのプロジェクトなら1週間〜10日くらいで作成できる
- RFPを作成すると制作会社への発注における失敗リスクを下げられる
ということでした。
しっかりRFPを活用すれば、制作会社の発注において非常に強力なツールになります。
RFPを活用して、最適なシステムを構築しましょう！
Q. RFP（提案依頼書）とは何ですか？
発注者が、ホームページ制作会社から良い提案を得るために提出するドキュメント（提案依頼書）のことです。
